于睿

摘要：随着信息技术的快速发展和数字化转型的推进，企业档案管理也面临着全新的机遇和挑战。传统的纸质档案管理方式存在诸多弊端，如档案存储空间大、检索速度慢、易丢失等，严重制约了档案管理的准确性。而数字化档案管理通过将档案信息数字化，不仅节省了存储空间，还可以通过关键词检索等方式快速找到所需档案，大大提高了档案管理的效率。然而，数字化档案管理也面临着一些挑战。本文通过对数字化转型背景下的企业档案管理进行研究，探讨了数字化档案管理的意义、内容和实施方案，旨在提高档案管理的效率和准确性，为企业发展提供有力支持。

关键词：数字化转型；企业；档案管理；效率

DOI：10.12433/zgkjtz.20241405

一、企业档案管理数字化转型的意义

2021年，中共中央、国务院出台了《“十四五”全国档案事业发展规划》，明确提出“实施档案信息化强基工程，在全国档案信息化基础性关键性领域开展专项建设，推动档案信息化固本强基迈上新台阶”，并指出，档案信息化建设是提升档案治理能力、推动档案管理现代化的关键，在建设数字中国的过程中发挥着重要作用：

一是提高工作效率和生产力。通过数字化转型，企业可以实现快速的检索和访问，减少查找文件的时间和人力成本。员工可以更快地获取所需信息，从而提高工作效率和生产力。

二是降低存储成本。电子档案可以减少物理存储空间，降低存储成本。数字化转型后的档案可以存储在云端或电子媒介上，节省物理档案的维护和管理费用，可为企业节省大量的空间和资金。

三是优化资源利用。电子档案可以实现共享和协作，避免重复工作和资源浪费。通过有效的档案管理，企业可以更好地利用资源，提高工作效率，实现经济效益的提升。

四是增强信息的安全性。电子档案可以采用加密、权限控制等技术，这有助于减少档案丢失、损坏或被盗的风险，保护重要信息的安全。信息安全保障有助于维护企业的声誉和客户关系，避免企业的经济损失。

五是提升客户服务。电子档案可以提供更便捷的客户服务。客户可以通过在线平台访问和下载所需的档案，提高客户的满意度和忠诚度。满意的客户更有可能成为回头客，从而为企业带来更多收入。

六是促进业务增长。电子档案可以为企业提供更多的商机和业务拓展机会。通过数据分析和挖掘，企业发现潜在的市场需求和业务机会，从而制定更有效的营销策略，促进业务的增长和创新。

二、企业档案管理数字化转型的相关内容

（一）基础业务的规范与完善

在信息化高速发展的今天，企业档案管理数字化转型已成为其提高效率、降低成本的必然选择。要实现数字化转型，企业必须建立基础业务规范与完善的方法，以确保档案管理的准确性、安全性和可持续性。

第一，建立全面的档案管理制度是数字化转型的基础。明确档案的工作责任制、档案的分类、档号制定规则、存储、检索等方面的规范，确保档案的有序管理和快速访问。同时，该制度还应包含档案保密、备份、灾备等方面的内容，以保障档案的安全性和可靠性。

第二，借助先进的信息技术手段，实现档案的数字化管理。数字化转型的核心是将纸质档案转化为电子档案，并利用信息技术手段进行管理和存储。这需要企业投入一定的资金和技术力量，建立起适应实际情况的数字化档案管理系统，使档案的检索、共享和传递更加高效和便捷，提升工作效率。

（二）存量档案的数字化

存量档案数字化是将企业已有的纸质档案转化为电子形式管理。这项工作涉及大量的数据录入、扫描、整理和分类工作，需要耗费大量的人力和时间。然而，正是这些努力，才能使档案管理变得更加高效和便捷。存量档案数字化可使档案的存储和检索变得更加方便。传统的纸质档案需要占用大量的空间，而且寻找特定的档案也需要耗费大量的时间和精力。电子化后的档案，可以存储在电脑或云端，不仅节省了空间，还可以通过OCR技术，通过搜索关键词快速找到所需的信息，这极大地提高了工作效率和响应速度。存量档案数字化也增强了档案的安全性和可靠性，纸质档案容易受自然灾害的影响，也存在人为破坏或丢失的风险，一旦遭受损失，往往无法恢复。电子化后的档案可以通过数据备份和加密来保护，即使发生意外，也留有备份，这为企业的信息安全提供了更加可靠的保障。

（三）增量档案的电子化

增量档案电子化是将企业档案管理中的新增部分，以电子档案的形式存储和管理。与传统的纸质档案相比，电子档案具有诸多优势。第一，它打破了时间和空间的限制，使得档案的检索和共享变得更加便捷、高效。工作人员无论是在办公室，还是在异地出差，只需轻点鼠标，即可轻松获取所需的档案信息。第二，电子档案的存储空间相对较小，不再需要大量的实体空间存放纸质档案，有利于节约资源和保护环境。第三，电子档案还具备不可更改性、自动数据备份、安全性强等特点，可有效预防档案丢失或损毁的风险，为企业的长期发展提供有力支持。

（四）档案管理的智能化

档案管理智能化是通过应用先进的技术手段，将传统的纸质档案转化为电子档案，并借助人工智能、大数据分析等技术，实现档案的自动化、智能化管理。这种智能化的转型，不仅提高了档案管理的效率和准确性，还为企业提供了更加便捷和可靠的信息存储与检索方式。档案管理智能化使得档案存储和检索更加高效。同时，利用智能化的搜索算法，可以快速定位和检索所需的档案信息，大大提高了档案查找效率。档案管理智能化还能为企业决策提供了更加准确和全面的依据。通过应用人工智能和大数据分析技术，可以对档案中的海量信息进行深度挖掘和分析，从中发现潜在的商业价值和趋势，帮助企业把握市场机遇，提高竞争力。

三、企业档案管理数字化转型的方法

（一）加强基础设施建设

基础设施如同企业的骨架，承载着数字化转型的重要任务。只有拥有坚实可靠的基础设施，企业才能在数字化浪潮中稳步前行。第一，加强网络基础设施建设是数字化转型的关键一环。网络是数字化时代的命脉，档案管理的数字化转型离不开高速、稳定的网络支持。因此，企业应投入资金和人力，升级网络设备，提高网络带宽，确保数据传输的高效和安全。以强大的网络基础设施为支撑，实现档案管理的数字化转型，最终实现信息的快速共享和高效利用。第二，加强数据存储基础设施建设是数字化转型的另一要务。随着档案管理的数字化转型，数据量呈爆炸式增长。因此，企业需要建设可靠的数据存储设施，以应对海量数据的存储和管理，这包括硬件设备的升级和扩容、建立数据备份和灾备机制等。只有确保数据的安全性和可靠性，企业才能更好地利用数字化档案，提高工作效率和决策能力。

（二）健全档案管理制度

在数字化转型背景下，企业的档案管理制度应根据国家档案管理政策、企业发展运营情况的变化而变化，以《数字档案馆（室）建设指南》为基本依据，结合自身的实际情况，制定符合企业发展以及数字化转型需求的档案管理制度，包括档案查阅制度、档案信息管理规范制度、档案备份制度、档案外包管理制度等。

企业还应明确规定各环节的流程，为档案管理人员的日常工作提供制度层面的指引，使档案收集、归档工作更加规范合理。同时完善档案库房内控制度，重点建立健全档案库房日常管理、档案流动过程中安全管理等制度和应急预案，推动档案安全风险评估、隐患排查治理和应急处置演练常态化。

企业应建立完善的信息安全管理制度，制定并实施相关的信息安全规定，明确档案管理的责任和权限，加强对档案数字化转型过程中的安全管理和控制。同时，加强对员工的培训和教育，提高他们对信息安全的认知和意识，使其正确处理和保护档案信息。

（三）实现人力驱动

第一，企业要重视员工的培训和发展。培训不仅仅是传授知识和技能，更重要的是能激发员工的学习兴趣和创新意识。通过培训，员工可以了解档案管理数字化转型的最新技术和方法，提升自身的专业能力和素质水平。同时，通过设立奖励机制，鼓励员工在档案管理中提出新的理念和方法，激发其创造力和积极性。第二，实现人力驱动需要建立一个开放和包容的工作环境。企业应该鼓励员工之间的沟通和合作，打破部门间的壁垒，促进知识的共享和交流。第三，建立档案文化。在数字化转型中，档案管理涉及多个部门和岗位的合作，因此，应不断加强对档案工作的宣传。通过档案展览、公众号或视频号等方式宣传，回顾历史，通过宣传档案工作，形成档案文化，从而提升员工的认同感，最终增强对档案工作重要性的认知。

（四）优化管理流程

第一，合理规划流程是优化管理的基础。企业在数字化转型前，应对现有的管理流程进行全面的分析和评估。通过深入了解各个环节的工作流程，找出其中存在的问题和瓶颈，确定优化的方向和目标，如此才能有针对性地进行档案管理优化工作。第二，借助先进的信息技术工具是优化管理流程的重要手段。在数字化转型的过程中，企业可以引入一些先进的信息管理系统，如电子档案管理系统、工作流程管理系统等。这些系统帮助企业实现档案信息的集中存储和快速检索，提高信息共享和协同办公的效率。同时，通过工作流程管理系统，可以对各环节的工作进行监控和调度，提高工作效率和质量。

（五）运用现代化档案管理技术

第一，借助电子文档管理系统实现档案数字化转型。通过建立电子档案库，企业进行档案的录入、存储、检索和共享，从而大大提高档案管理效率。此外，设置电子文档管理系统的访问权限，确保档案信息的安全性和机密性。

第二，加强新一代信息技术在数字档案建设中的应用，设置长期保存技术和验证体系，推动档案管理的创新发展。一是云计算技术。通过云存储服务商提供的平台，将不涉及国家秘密的档案数据上传至云端，随时随地进行访问和管理。这种方式不仅解决了传统档案管理中地域限制和时间限制的问题，还可以减少存储成本和维护成本；二是人工智能。企业利用人工智能技术实现档案的自动分类和标注，从而大大减少人工处理的工作量，提高档案管理的效率和准确性；三是区块链技术。区块链技术可以实现档案信息的去中心化存储和不可篡改性，确保档案信息的真实性和完整性。利用区块链技术构建去中心化的档案管理系统，实现档案信息的可追溯和可验证。通过应用区块链技术，企业可以更好地保护档案信息安全，防止信息被篡改和泄露，提升档案管理的可信度。

第三，加强新兴技术在智能库房管理方面的应用，如库房环境监测、视频监控报警等；加强档案信息安全保密技术的应用，注重减少档案的信息安全风险，如网络与档案系统的物理隔离等。

（六）注重档案信息的安全备份

信息安全备份是将企业档案中的数字化信息进行定期的备份和存储，以防止数据丢失或遭受恶意攻击的方式。在信息安全备份的过程中，可以采取以下方法：第一，在数字化档案管理中，选择合适的存储设备和技术是确保信息安全备份的关键，因此，可以考虑使用高性能的服务器、网络存储设备和云存储技术，以确保档案信息的安全性和可靠性。第二，采取数据加密、访问控制等技术手段，增强档案信息的保密性和完整性。此外，备份数据应存储在不同的地点和介质上，以防止单一存储设备故障或灾害导致的数据丢失。第三，聘请高校科研人员、技术企业的相关人员，组建专业的管理团队，编写电子档案备份中心建设目标、规划，并制定运营和维护的标准。例如：根据档案的重要性和敏感程度，制定相应的备份频率和备份周期。第四，进行适合自身需要的档案数据异地、异质备份工作。有条件的企业对重要档案（包括新闻类电影、电视片、照片、录音、录像等）实行异地备份，或采用微缩、仿真复制、静电复印等异质备份方式，将重要的档案迁移到其他载体上，保障档案原件的安全与完整。同时，档案信息管理系统还应开展容灾备份等工作，确保档案“万无一失”。

（七）积极创新

工作人员一方面应时时关注、参与企业发展，围绕中心战略开展工作；另一方面应紧密关注新技术的应用，了解、学习新环境，以档案数字化转型为契机，不断创新、开发、应用适应企业需要的档案管理方式。如：开发档案移动服务平台，开发档案利用线上审批流程，完善档案利用查阅功能、专门业务的档案编研等。此外，管理者还应创造适当的环境，保障学习时间、继续教育时间、开发经费保障等，切实推动档案工作的高质量发展。

四、结语

综上所述，数字化转型背景下的企业档案管理工作，面临着技术革新带来的诸多挑战，只有充分认识到数字化档案管理的意义和重要性，并不断采取相应的解决方案，企业才能在转型的浪潮中抢占先机。通过合理开展信息化档案管理，不断提高档案治理效力，为企业发展提供更有力支撑，为维护企业和员工的合法权益发挥更大的效能。

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